Jak założyć spółkę z o. o.?

Wybór formy prawnej dla nowo zakładanej firmy może stanowić pewien kłopot z uwagi na szeroki wachlarz opcji dostępnych dla przedsiębiorców decydujących się na rozpoczęcie działalności. Spośród wszystkich typów spółek handlowych największą popularnością cieszy się spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (kilkaset tysięcy zarejestrowanych spółek), dlatego poniżej prezentujemy najistotniejsze informacje dotyczące zakładania spółki z o.o., kosztów takiego przedsięwzięcia oraz dostępnych sposobów rejestracji spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Czym jest spółka z o. o.?

Na gruncie polskiego prawodawstwa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest kapitałową spółką prawa handlowego. W praktyce przekłada się to na fakt, iż w odniesieniu do spółek z oo zastosowanie mają przepisy Ustawy z dnia 15 września 200 r. – Kodeksu spółek handlowych. Regulują one ustrój wszystkich typów spółek handlowych, należy jednak pamiętać, że przepisy prawa dotyczące czynności handlowych zawarte są prawie w całości w Kodeksie cywilnym. Co istotne, każda spółka z o.o. posiada osobowość prawną, co w praktyce przekłada się na to, że spółka taka jest podmiotem praw i obowiązków, może także dokonywać we własnym imieniu czynności prawnych.

Na czym polega ograniczona odpowiedzialność?

Ograniczona odpowiedzialność spółki z o.o. polega na tym, że za zobowiązania spółki odpowiada wyłącznie sama spółka do wysokości kapitału zakładowego. Wyjątkiem jest sytuacja, w której egzekucja wobec spółki jest bezskuteczna, a członkowie zarządu nie podjęli we właściwym czasie działań mających na celu ogłoszenia upadłości spółki lub jej restrukturyzacji. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, wszyscy członkowie zarządu są solidarnie odpowiedzialni za zobowiązania spółki – tak stanowi Kodeks spółek handlowych.

Jak założyć spółkę z o. o.?

Założenie spółki z o.o. jest na chwilę obecną możliwe na dwa sposoby: tradycyjnie (czyli poprzez złożenie wniosku wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami i załącznikami we właściwym sądzie rejestrowym) oraz drogą elektroniczną (ta opcja jest dostępna od 1 stycznia 2012 r.).

Niezależnie od przyjętej formy rejestracji założenie spółki jest możliwe samodzielnie lub ze wspólnikiem. Należy pamiętać, że zgodnie z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi wspólnikiem może zostać dowolna osoba fizyczna albo osoba prawna (w tym także np. inna spółka z o.o., spółka akcyjna lub spółka osobowa), jednak nigdy wspólnikiem spółki z o.o. nie może być żadna spółka cywilna. Jednoosobowa spółka z o.o. nie może także zostać zawiązana przez inną jednoosobową spółkę z o.o..

Ustawowe wymagania niezbędne do założenia spółki z o.o. są następujące:

• należy zawrzeć umowę spółki, przy czym warto uczynić to w taki sposób, by w umowie znalazły się również zapisy nie mające zastosowania w danym momencie, ale przydatne w przyszłości (przykładowo dotyczące sposobu podwyższenia kapitału zakładowego spółki),
• wszyscy wspólnicy muszą wnieść wkłady, które pokryją całość kapitału zakładowego,
• należy powołać zarząd spółki, przy czym należy pamiętać, iż zarząd może być jednoosobowy, ale w skład zarządu może wchodzić także większa liczba członków. Co istotne, członkowie zarządu są powoływani do pełnienia swych funkcji za pomocą uchwały podejmowanej przez wspólników spółki. Wyjątkiem od tej zasady jest określenie odmiennego sposobu powoływania członków zarządu w umowie spółki,
• konieczne jest uzyskanie wpisu do rejestru,
• należy ustanowić radę nadzorczą albo komisję rewizyjną, ale tylko w przypadku, gdy jest to wymagane przez przepisy prawa albo zapisy w umowie spółki. Powołanie jednego z powyższych organów kontrolnych jest obowiązkowe w przypadku każdej spółki, której kapitał zakładowy przekracza wartość 500 tysięcy złotych i liczba wspólników wynosi więcej, niż 25.

Każda z wymienionych wcześniej możliwości rejestracji (tradycyjna i elektroniczna) ma własną charakterystykę – poniżej przybliżamy założenie spółki z o.o. krok po kroku metodą tradycyjną.

Najczęściej rejestracja tradycyjna spolki z oo jest stosowana w sytuacji, gdy umowa danej spółki znacząco odbiega od wzorca udostępnionego poprzez portal Ministerstwa Sprawiedliwości, jak również każdorazowo w przypadku, gdy wkład do spółki wnoszony jest w formie niepieniężnej (tzw. aport).

Wniosek rejestracyjny spółki z o.o. to zestaw dokumentów, w którym musi się znaleźć:

• umowa spółki w formie aktu notarialnego (albo akt założycielski w przypadku jednoosobowej spółki z o.o.),
• oświadczenie wszystkich członków zarządu o pokryciu w całości wkładów na rzecz kapitału zakładowego,
• dowód powołania członków organów spółki, o ile o ich powołaniu nie stanowi sama umowa,
• lista wspólników (musi zawierać imiona i nazwiska lub nazwy firm, a także precyzować liczbę i wartość nominalną udziałów każdego wspólnika),
• dane teleadresowe (imiona, nazwiska, adresy) wszystkich członków zarządu spółki,
• oświadczenie o zgodzie na pełnienie funkcji przez osoby upoważnione do reprezentowania spółki, a także prokurentów i likwidatorów (zgody tej nie dołącza się, jeśli została ona wyrażona w umowie spółki, w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę, a także jeśli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę podlegającą wpisowi lub osoba ta udzieliła pełnomocnictwa do jego podpisania),
• dowód dokonania opłat sądowych i za ogłoszenie rejestracji spółki.

Dodatkowo, w zależności od konkretnych okoliczności, wymagane są następujące załączniki:

• KRS-WA (Oddziały, terenowe jednostki organizacyjne), jeśli spółka posiada oddziały,
• KRS-WH (Sposób powstania podmiotu), jeśli spółka powstała w wyniku połączenia, przekształcenia lub podziału,
• KRS-WE (Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru),
• KRS-WK (Organy podmiotu/wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki),
• KRS-WL (Prokurenci, pełnomocnicy spółdzielni, przedsiębiorstwa państwowego, instytutu badawczego), jeśli spółka posiada prokurentów,
• KRS-WM (Przedmiot działalności), przy czym liczba deklarowanych PKD nie może być większa niż 10.

Składany wniosek musi być podpisany przez wszystkich członków zarządu, przy czym zarząd może ustanowić pełnomocnika reprezentującego spółkę w postępowaniu rejestrowym.

Ile kosztuje założenie spółki z o.o.?

Do kosztów założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wlicza się:

• opłatę sądową w wysokości 500 zł dla rejestracji w formie aktu notarialnego lub 250 zł w przypadku rejestracji spółki drogą elektroniczną,
• koszt ogłoszenia wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł,
• podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego pomniejszonego o opłatę sądową i koszt ogłoszenia wpisu,
• taksa notarialna, której wysokość zależy od wielkości kapitału zakładowego spółki. W przypadku minimalnego wymaganego kapitału (czyli 5000 zł) taksa notarialna wynosi 160 zł + 23% VAT = 196,80 zł,
• opłata za spisaną umowę spółki według stawki 6 zł + 23% VAT (7,38 zł) za każdą rozpoczętą stronę,
• notarialnie poświadczone wzory podpisów członków zarządu według stawki 20 zł + 23% VAT za jeden podpis (24,60 zł),
• kapitał zakładowy (minimum 5000 zł).

W przypadku powierzenia wszystkich formalności związanych z rejestracją spółki radcy prawnemu należy się także liczyć z opłatą za te usługę – jest ona ustalana indywidualnie.

Czy można założyć spółkę przez internet?

Jak już wspominaliśmy, od 1 stycznia 2012 r. możliwe jest zakładanie spółki z o.o. przez internet – jest to sposób uproszczony (tzw. tryb S24), dzięki któremu do zawarcia umowy spółki nie jest wymagana forma aktu notarialnego. Rejestracja spółki zoo przez internet odbywa się za pośrednictwem portalu dostępnego na stronie www Ministerstwa Sprawiedliwości, a wnioski złożone tą drogą są rozpatrywane przez właściwe wydziały Krajowego Rejestru Sądowego (wyłącznie w dni robocze).

Istotne jest, że zakładanie spółki przez internet jest możliwe wyłącznie w przypadku korzystania z udostępnionego w portalu wzorca umowy i pokrycia całości kapitału zakładowego wyłącznie przy pomocy wkładów pieniężnych. Kapitał zakładowy musi w tej sytuacji zostać pokryty nie później, niż do 7 dni od dnia wpisania spółki do rejestru.

Pierwszym krokiem podczas rejestracji elektronicznej jest posiadanie aktywnego konta w systemie eKRS (jest on dostępny dla obywateli Rzeczpospolitej Polskiej oraz dla cudzoziemców) przez wszystkie osoby podpisujące wniosek, czyli przez wszystkich wspólników.

Następnym etapem jest uzupełnienie wszystkich danych w formularzach i dokumentach online, co oznacza, że należy podać między innymi:

• nazwę rejestrowanej spółki (samą nazwę, bez „sp. z o.o.”),
• dane adresowe spółki (opcjonalnie można podać także adres strony internetowej i adres e-mail,nie jest to jednak obligatoryjne),
• sąd rejestrowy właściwy ze względu na siedzibę spółki (należy wybrać sąd z dostępnej listy),
• listę wspólników,
• listę stawiających,
• listę członków organów zarządczych spółki,
• listę oddziałów spółki, jeśli rejestrowana spółka je posiada,
• listę PKD (dobrym pomysłem jest wybranie także takich rodzajów działalności, których spółka w danym momencie nie będzie prowadzić, ale rozważa ich prowadzenie w przyszłości),
• wysokość kapitału zakładowego (minimalnie 5000 zł) i liczbę udziałów obejmowanych przez każdego ze wspólników spółki,
• czas trwania spółki (o ile jest ona zakładana na konkretny okres).

Należy również uzupełnić wszystkie wymagane dane, które są niezbędne do rejestracji spółki, jak również wypełnić wniosek o wpis do KRS. Jeżeli wszystkie dane zostały podane prawidłowo i w formularzach nie ma innych błędów, należy je podpisać przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo Profilu Zaufanego. Podpisane dokumenty mogą zostać pobrane i zapisane na komputerze.

System automatycznie dołącza do składanego wniosku wszystkie obligatoryjne dokumenty, które po podpisaniu i uregulowaniu wymaganych opłat należy przesłać w ciągu 7 dni do właściwego sądu. Jeżeli w dokumentacji spółki sąd nie wykryje żadnych braków, przesyła informację o zarejestrowaniu spółki. W przeciwnym wypadku przesyłana jest informacja o brakach i konieczności ich uzupełnienia w wymaganym ustawowo terminie.

W sytuacji uzyskania wpisu do rejestru zarząd spółki jest obowiązany do złożenia w sądzie rejestrowym w terminie do 7 dni od daty wpisu oświadczenia wszystkich członków zarządu o pokryciu całości kapitału zakładowego. Niezbędne jest również złożenie w terminie do 14 dni od dnia zawarcia spółki deklaracji PCC-3, a także uregulowanie należnego podatku od czynności cywilnoprawnych. Jego wysokość to 0,5% wartości kapitału zakładowego pomniejszonego o koszty wpisu do KRS i ogłoszenia informacji o rejestracji spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Jeśli spółka będzie odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne, niezbędne jest także złożenie NIP-8 w terminie do 7 dni od daty wpisu do KRS. Jeśli składki nie będą odprowadzane, termin wynosi do 21 dni od daty wpisu do KRS. Spółki z oo, które będą płatnikami VAT, mają obowiązek złożyć wniosek o rejestrację jako podatnik VAT na co najmniej 7 dni przed pierwszą transakcją VAT.

Wkład do spółki z o. o.

Wkład do spółki z o.o. może przyjmować dwie formy: pieniężną i niepieniężną. Wkład pieniężny to najprościej rzecz biorąc pieniądze w postaci gotówki. Wkład niepieniężny może przyjmować rozmaite formy, jednak musi mieć zbywalną wartość, czyli musi być sprzedawalny. Wkładem niepieniężnym do spółki z o.o. mogą być między innymi:

• rzeczy,
• prawa (np. akcje lub obligacje, a także udziały w innych spółkach),
• prawa autorskie,
• firmy.

Istotne jest, by wkład niematerialny był rzetelnie wyceniony, gdyż w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego i uznania, że wycena jest zaniżona lub zawyżona, spółka naraża się na nałożenie kary przez US.